Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne strukturierten XML-Datensatz gilt als „sonstige Rechnung“ und erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML für die maschinelle Verarbeitung (Standard der öffentlichen Hand). ZUGFeRD kombiniert ein menschenlesbares PDF mit eingebettetem XML — beide erfüllen die EN 16931.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein, B2C-Umsätze sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen.

Rechnungen

E-Rechnungspflicht 2025–2028: XRechnung, ZUGFeRD und die Fristen

Aktualisiert am 01. Juli 2026

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft — mit gestaffelten Übergangsfristen bis 2028. Ein einfaches PDF ist dann keine E-Rechnung mehr. Was das konkret bedeutet und wie du dich vorbereitest.

01Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland vor allem die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein gewöhnliches PDF oder ein Papierbeleg ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

02Die Fristen im Überblick

Die Pflicht kommt gestaffelt:

Seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und archivieren können — ein E-Mail-Postfach genügt.
Bis 31.12.2026: Für das Versenden dürfen übergangsweise noch Papier und (mit Zustimmung des Empfängers) einfache PDFs genutzt werden.
Ab 01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im B2B elektronisch fakturieren.
Ab 01.01.2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen — unabhängig vom Umsatz.

03Wen betrifft die Pflicht?

Betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Verbraucher sind ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind vom Versand strukturierter Rechnungen aber dauerhaft ausgenommen.

04So bereitest du dich praktisch vor

Erstens: Stelle sicher, dass eingehende XML-Rechnungen archiviert werden — revisionssicher und acht Jahre lang. Zweitens: Prüfe, ob dein Rechnungswerkzeug strukturierte Formate erzeugen kann, bevor deine Frist greift. Finbuch erstellt §14-konforme Rechnungen mit sauber strukturierten Daten; der Export als XRechnung/ZUGFeRD steht auf der Roadmap und wird rechtzeitig vor den Versandfristen bereitstehen.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?: Nein. Ein PDF ohne strukturierten XML-Datensatz gilt als „sonstige Rechnung“ und erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?: XRechnung ist reines XML für die maschinelle Verarbeitung (Standard der öffentlichen Hand). ZUGFeRD kombiniert ein menschenlesbares PDF mit eingebettetem XML — beide erfüllen die EN 16931.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?: Nein, B2C-Umsätze sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen.