Rechnung schreiben 2026: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG
Aktualisiert am 01. Juli 2026
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist ein steuerliches Dokument, an das das Umsatzsteuergesetz präzise Anforderungen stellt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann dem Kunden der Vorsteuerabzug versagt werden — und die Korrektur kostet alle Beteiligten Zeit. Dieser Leitfaden führt durch alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
01Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Jede Rechnung über mehr als 250 Euro brutto muss die folgenden Angaben vollständig enthalten. Fehlt auch nur eine, ist die Rechnung formal fehlerhaft:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum)
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (netto)
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
02Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gilt die vereinfachte Form des § 33 UStDV: Es genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Eine Rechnungsnummer und die Anschrift des Empfängers sind hier nicht vorgeschrieben — schaden aber nie.
03Die fortlaufende Rechnungsnummer richtig aufsetzen
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und einer nachvollziehbaren Systematik folgen — Lücken sind erlaubt, Dubletten nicht. Bewährt hat sich ein Schema aus Jahr und laufender Nummer, etwa RE-2026-0041. Wichtig ist, dass die Vergabe automatisch erfolgt: Manuell geführte Nummernkreise sind die häufigste Quelle für Dubletten.
Finbuch vergibt Rechnungsnummern automatisch je Jahr und Belegart (RE-JJJJ-NNNN für Rechnungen, AN-JJJJ-NNNN für Angebote) — atomar und lückenlos nachvollziehbar.
04Leistungsdatum nicht vergessen
Der häufigste Praxisfehler: Das Leistungsdatum fehlt oder wird mit dem Rechnungsdatum verwechselt. Anzugeben ist der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei Dienstleistungen über einen Zeitraum genügt der Leistungszeitraum (z. B. „Leistungszeitraum: 01.–15.06.2026“). Fällt das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum zusammen, reicht der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
05Aufbewahrung und GoBD
Ausgestellte und empfangene Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, seit 2025 verkürzt von zehn Jahren; abweichende Fristen können bestehen bleiben). Die GoBD verlangen dabei Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Einmal ausgestellte Rechnungen dürfen nicht nachträglich editiert, sondern nur storniert und neu ausgestellt werden. Genau so arbeitet Finbuch — ausgestellte Belege sind eingefroren, Korrekturen laufen über Storno.
Häufige Fragen
- Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern?
- Nein. Eine ausgestellte Rechnung ist ein steuerliches Dokument. Fehler korrigierst du durch eine Stornorechnung (Rechnungskorrektur) und eine neue Rechnung mit neuer Nummer.
- Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?
- Sie müssen einmalig und nachvollziehbar sein. Lücken sind zulässig — du musst sie im Zweifel aber erklären können. Dubletten sind in jedem Fall unzulässig.
- Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
- Deinem Kunden kann der Vorsteuerabzug versagt werden, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt. Bei einer Betriebsprüfung führen formale Mängel regelmäßig zu Beanstandungen.
- Brauche ich für jede Rechnung eine Unterschrift?
- Nein. Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden — weder auf Papier noch als PDF.