DATEV-Export für die Kanzlei: was wirklich in der Datei steckt
27. Mai 2026
„Schicken Sie mir mal die DATEV-Datei“ — der Satz markiert die Schnittstelle zwischen dir und deiner Kanzlei. Was dahintersteckt, warum Centfehler teuer werden und was ein guter Export ausmacht.
01EXTF: der Buchungsstapel, nicht die Buchhaltung
Der DATEV-Import läuft über Buchungsstapel im EXTTF-Format (Entgeltabhängige Transfertabelle): eine Textdatei mit Kopfzeilen und je Zeile einer Buchung — Datum, Betrag, Sollkonto, Habenkonto, Belegfeld, Buchungstext. Die Kanzlei importiert den Stapel und hat deine Buchungen im eigenen Bestand. Es ist ein Brief, kein Live-Draht: Stand zu einem Zeitpunkt.
02Warum centgenau keine Floskel ist
DATEV prüft Importe streng: Ein Cent Differenz zwischen Stapelsumme und Summenzeile verwirft den gesamten Vorgang. Betragsfelder mit Komma statt Punkt, gerundete USt oder Teilbeträge ohne Gegenkonto brechen den Import. Genau deshalb entsteht der Finbuch-Export direkt aus dem Hauptbuch — dieselben Buchungssätze, die du siehst, mit Summen, die aufgehen.
03Kontenrahmen und Nummern
SKR03 oder SKR04 — welcher Kontenrahmen, steht im Mandant der Kanzlei; der Export muss ihn treffen. Dazu Beraternummer und Mandantennummer, sonst landet der Stapel im Nirgendwo. Einmal gepflegt (Einstellungen → Steuer & DATEV), stimmen die Zuordnungen bei jedem Export.
04Kostenstellen mitdenken: KOST1
Der Profi-Zusatz: Projekte können eine Kostenstellen-Nummer tragen, die als KOST1 in den Export wandert. Dann wertet die Kanzlei Erlöse und Kosten je Baustelle aus — dieselbe Sicht, die du in der Projekt-GuV hast, nur auf ihrer Seite. Rückfragen reduzieren sich auf Klärungen, nicht auf Übertragungen.