E-Rechnungspflicht? Schon erledigt.
Zu jeder Finbuch-Rechnung entsteht automatisch der strukturierte EN-16931-Datensatz — als XRechnung 3.0-XML und als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Eingehende E-Rechnungen erfasst Finbuch beim Hochladen direkt. Ohne Aufpreis, ohne Tarif-Schranke.
Die Pflicht kommt in Stufen — die Umstellung jetzt
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht folgt in Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 2028 für alle. Wer jetzt weiter PDFs ohne Struktur verschickt, verschafft sich kein Polster, sondern Rückstand.
Das Technische an der E-Rechnung ist für niemanden interessant: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD sind Formate, keine Tätigkeiten. Software muss sie unsichtbar machen — genau das tut Finbuch: Du stellst eine Rechnung, der maschinenlesbare Datensatz ist einfach da.
Was Finbuch daraus macht
Erstellen: beide Formate, automatisch
Jede Rechnung exportierst du als XRechnung 3.0-XML (für Behörden und Unternehmen, die XML einlesen) oder als ZUGFeRD-PDF — ein normales PDF, in dem der XML-Datensatz eingebettet ist. Beide erfüllen EN 16931.
Empfangen: XML wird zum Beleg
Eingehende XRechnungs- oder ZUGFeRD-Datei hochladen — Finbuch liest Lieferant, Betrag, Datum und Steuersatz strukturiert aus (kein OCR-Raten) und führt den Beleg direkt der Kontierung zu.
Pflichtangaben, die mitwachsen
Die Pflichtangaben der E-Rechnung gehen über §14 UStG hinaus: Leitweg-ID bei Behörden, E-Mail bei XRechnung, präzise Steuerschlüssel. Finbuch führt die Felder mit und validiert vor dem Export.
Kleinunternehmer inklusive
Auch nach §19 UStG sind E-Rechnungen erlaubt — mit dem korrekten Steuerbefreiungsschlüssel statt USt-Ausweisung. Finbuch setzt das automatisch aus deinen Steuereinstellungen.
Drei Schritte, kein Umweg
Rechnung stellen
Wie immer: Positionen erfassen oder von der KI entwerfen lassen, freigeben — die fortlaufende Nummer vergebt Finbuch.
Format wählen
PDF, XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF — je nachdem, was der Empfänger verlangt. Alle Varianten entstehen aus derselben Rechnung.
Versenden
Per E-Mail direkt aus Finbuch. Der Empfänger kann den Datensatz maschinell einlesen; die Kanzlei bekommt ihn über den DATEV-Export mit.
Regeln, die einfach gelten
E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) ist in jedem Tarif enthalten — ab 9 € je Nutzer/Monat.
Häufige Fragen
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinunternehmer?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle; die Ausstellungspflicht ab 2027/2028 ebenfalls, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Die gute Nachricht: Finbuch setzt den passenden Befreiungsschlüssel automatisch.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur bei Rechnungen an Bundesbehörden (Bund: LTZ + Leitweg-ID des Amtes). Finbuch fragt die Leitweg-ID im Kontaktfeld ab und setzt sie beim XRechnung-Export automatisch.
ZUGFeRD oder XRechnung — was soll ich verschicken?
Faustregel: XRechnung-XML an Behörden und Großunternehmen mit Einkaufssystem, ZUGFeRD-PDF an alle anderen (es ist ein normales PDF mit eingebetteten Daten). Im Zweifel funktioniert ZUGFeRD überall — und du fragst beim Auftraggeber nach, was sein System einliest.