E-Rechnungspflicht 2027/2028: der Stufenplan für den Betrieb
22. September 2026
Die Übergangsfristen der E-Rechnung laufen aus: 2027 beginnt die erste Stufe der Ausstellungspflicht, 2028 erfasst sie alle. Ein Stufenplan, der sagt, was du wann wirklich tun musst — ohne Panik, mit Daten.
01Die zwei Daten, die zählen
Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ausstellen — PDF ohne Struktur reicht nicht mehr. Ab 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle. In beiden Jahren bleiben Übergangserleichterungen für Verbraucher und Kleinbeträge bis 250 €; die Richtung ist trotzdem unmissverständlich.
02Die Checkliste für 2026
Jetzt zu handeln ist billig, 2028 unter Zeitdruck ist es nicht. Drei Dinge gehören in dieses Jahr:
- Empfang sicherstellen: E-Rechnungs-XMLs (XRechnung/ZUGFeRD) eingehend verarbeiten können — Pflicht seit 2025
- Ausstellung testen: die eigene Rechnungssoftware erzeugt EN-16931-Datensätze, ohne Aufpreis
- Kontakte pflegen: von welchen Kunden kommen künftig E-Rechnungen, welche brauchen Leitweg-IDs
03Was 2027 konkret heißt
Übersteigt dein Vorjahresumsatz 800.000 €, stellt jede Rechnung ab Januar 2027 maschinenlesbar: als XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF. Übergangsregel lässt bis Ende 2027 noch strukturierte PDFs zu, wenn der Empfänger zustimmt — praktisch heißt das: frag nicht, stell gleich richtig aus.
04Warum die Softwarefrage entscheidend ist
Der Aufwand der Pflicht hängt vollständig an der Software: Wer EN 16931 selbst nachbaut, hat ein Projekt; wer eine Lösung nutzt, die den Datensatz automatisch erzeugt (und eingehend einliest), hat ein Häkchen. In Finbuch ist beides in jedem Tarif enthalten — die 2027er-Prüfung für dich: exportieren, Datei öffnen, fertig.