XRechnung oder ZUGFeRD? Wann du welches Format schickst
14. April 2026
Seit der E-Rechnungspflicht stellen Betriebe eine neue Frage: XML oder PDF mit XML? Beides ist „E-Rechnung“ — aber die Empfänger erwarten unterschiedliche Dinge. Ein praktischer Kompass.
01Gemeinsame Basis: EN 16931
Beide Formate sind Ansichten desselben Datensatzes: des europäischen Standards EN 16931. Er legt fest, welche Felder eine E-Rechnung enthält — seller, buyer, Positionen, Steuersätze, Gesamtbeträge. XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich nur im Packaging: reine Datenstruktur versus PDF mit eingebetteten Daten.
02XRechnung: das reine XML
Die XRechnung ist eine XML-Datei — kein Dokument zum Anschauen, sondern Daten zum Einlesen. Behörden verlangen sie (Bund mit Leitweg-ID), große Unternehmen mit Einkaufssystemen auch. Für Menschen ist sie unlesbar; genau deshalb mag sie die Gegenseite: Buchung ohne Tippen.
03ZUGFeRD: das PDF mit dem Datensatz im Bauch
ZUGFeRD ist ein normales PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Maschinen lesen die Daten — der beste Kompromiss für den E-Mail-Versand an den Mittelstand. „Factur-X“ ist übrigens dasselbe Format unter französischem Namen.
- Behörde/Bund → XRechnung-XML (mit Leitweg-ID)
- Großkonzern mit Einkaufssystem → nachfragen, meist XML
- Alle anderen → ZUGFeRD-PDF funktioniert überall
04In Finbuch: beides, automatisch
Du stellst die Rechnung einmal — Finbuch erzeugt beide Varianten aus demselben Datensatz, in jedem Tarif. Und beim Empfang gilt dasselbe in umgekehrter Richtung: XRechnungs-XML und ZUGFeRD werden beim Hochladen strukturiert gelesen, nicht OCR-geraten.